Auf dieser Seite möchten wir Sie mit den Abläufen für die Beschaffung von IuK-Geräten (IT-Geräte wie Computer/PCs, Notebooks, Drucker, Zubehör) vertraut machen.

• Allgemeine Hinweise
• Vorgaben zur Beschaffung von IuK-Artikeln

Allgemeine Hinweise

Der Beschaffungsvorgang für Artikel aus dem Bereich IuK, also z.B. PCs, Monitore, Laptops, aber auch IT-Zubehör wie USB-Sticks und Tonerkartuschen, wird generell über das zentrale Beschaffungssystem UNIKAT durchgeführt.

Die Beschaffung über UNIKAT wird von den jeweiligen Sekretariaten eines Arbeitsbereiches betreut; Fachfragen zur Anwendung von UNIKAT beantwortet das Haushaltsteam unter haushalt@geschkult.fu-berlin.de

Für spezifische Probleme bei einem Bestellvorgang kann Ihnen auch die ZUV Clearingsstelle weiterhelfen.

Die Clearingstelle erreichen Sie unter der Adresse: clearingstelle@fu-berlin.de

Generell gilt der Grundsatz, dass die Institute eigeninitiativ ihre IuK-Beschaffungen durchführen und dabei die verbindlichen Vorgaben seitens der Verwaltungsleitung und des IT-Supports berücksichtigen.

Für Rückfragen, insbesondere zur Rechnerausstattung, steht Ihnen der IT-Support unter support@geschkult.fu-berlin.de gerne unterstützend zur Verfügung.

Bestimmte Artikel benötigen eine sogenannte „Fachfreigabe“ durch den IT-Support; dieser Prozess verläuft innerhalb von UNIKAT komplett automatisch und transparent.

IUK-Geräte sind im Unikat kategorisiert; die übergeordnete Warengruppenkennzeichnung lautet Warengruppe 30 „IT, TK und DL“, also Informations-, Kommunikations- und Medientechnik sowie IT-Dienstleistungen und umfasst Computer, Fototechnik, Telekommunikation und IT-Software.

Sonderbeschaffungen oder alternative Beschaffungsverfahren erfordern immer eine vorherige Genehmigung des IT-Beauftragten!

Vorgaben zur Beschaffung von IuK-Artikeln

Bitte beachten Sie auch die allgemeinen Hinweise der Abteilung ZUV/Zentraler Einkauf.

• Bei der Beschaffung von IuK-Geräten sind Vorgaben der FBV zu beachten; insbesondere zu Garantieoptionen und Leistungsparametern der Hardwarekomponenten. Diese werden regelmäßig vom IT-Beauftragten bekannt gemacht.

Momentan ist die Zubuchung der ehemals verpflichtenden 5-Jahres-Garantieerweiterung nicht mehr notwendig, aber auf eigenen Wunsch möglich. Bei sehr teuren Geräten erkundigen Sie sich jedoch im Einzelfall bitte beim IT-Beauftragten.

• Bürodrucker wurden aus dem UNIKAT ausgelistet und können dort nicht mehr beschafft werden.

Die ZUV gibt die Nutzung von Multifunktionsprintern im FollowMe-Betriebsverfahren als Basis-Konzept an der FU Berlin vor. Infos dazu finden Sie hier:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-2/zentraler-einkauf/Druckerprojekt/index.html

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-2/zentraler-einkauf/Druckerprojekt/Funktionen/Einrichtung-Drucker.html

https://www.zedat.fu-berlin.de/FAQ

Die MFP-Großgeräte ("Kopierer") stehen in sämtlichen Liegenschaften des Fachbereiches allen Mitarbeitenden (mit Personalnummer im SAP-System) in zentralen Multifunktions-Räumen zur Verfügung.

In begründeten Sonderfällen können Bürodrucker der Ricoh-Modellpalette in einem Leasing-Verfahren bezogen werden. Bitte wenden Sie sich bei Interesse direkt an den Zentralen Einkauf.

• Apple-Produkte wie Macbooks, iMacs und Zubehör beziehen Sie bitte aus dem "Externen Webshop" in UNIKAT; z.Zt. Firma Rednet. Bitte beachten Sie auch hier die aktuellen Mindest-Voraussetzungen für die Fachfreigabe bezüglich Arbeitsspeicher und Festplattenkapazität.

Ab sofort ist der der Kauf von Mobilfunkendgeräten des Herstellers Apple (iPhones) ausschließlich über den externen Webshop der Firma REDNET im UniKat möglich.

• Alle Telefone außer Apple iphones werden direkt im UNIKAT Hauptkatalog bestellt. Mit dem Suchstring "Cisco Telefon" erhalten Sie die Auswahlanzeige der Bürotelefone incl. Zubehör; mit dem Suchstring "Mobiltelefon" erhalten Sie die Selektion aller Samsung Galaxy und anderer Geräte angezeigt. Ebenso werden auch die Telefonverträge und SIM-Karten ausschließlich über UNIKAT Hauptkatalog bezogen.

  Der Mobil-Vertrag läuft bei Buchung 24 Monate und kann frühestens 3 Monate vor Ablauf gekündigt werden. Ansonsten verlängert er sich immer automatisch um 12 Monate. Es werden ausschließlich "Business flex"- Rahmenverträge angeboten. Diese haben eine sehr großes Leistungsspektrum zu einem moderaten Preis. Der Partner hierbei ist die Deutsche Telekom. Detailierte Nachfragen beantwortet der ZEDAT TK-Service:

     https://www.zedat.fu-berlin.de/Telefonie/Mobil

• Software-Lizenzen bestellen Sie bitte - soweit bisher gelistet - ebenfalls im UNIKAT Hauptkatalog. Einige Software-Artikel können nach wie vor nur per Freitextbestellung geordert werden. Der Lieferant ist immer der ZEDAT Software-Service, der als Vermittler fungiert! Richten Sie Ihre Angebotsanfrage bitte direkt an software@fu-berlin.de. Bitte verwalten und bewahren Sie Ihre Lizenzen. Infos zur verfügbaren Software finden Sie auch hier:

https://www.zedat.fu-berlin.de/Benutzerservice/Software

https://www.zedat.fu-berlin.de/Benutzerservice/Softwarebestellung

• Artikel, die eine IT-Fachfreigabe erfordern, bestellen Sie bitte an eine spezielle Lieferadresse:

Freie Universität Berlin

FB GeschKult/ IT-Support
Raum: 1.0065
Fabeckstr. 23-25
14195 Berlin

Dies betrifft alle Liegenschaften des Fachbereiches, also auch wenn Sie in der Koserstrasse 20 angesiedelt sein sollten. Falls dem IT-Support ein Beschaffungsvorgang zur Fachfreigabe zugestellt wird und dieser nicht die korrekte Lieferadresse aufweist, so wird der IT-Support die Beschaffung ablehnen und der Vorgang geht an Sie zurück zur Korrektur. Der FBV-Haushalt bucht für diese Artikel den Wareneingang; von Ihrer Seite besteht kein weiterer Handlungsbedarf. Der IT-Support liefert Ihnen diese Geräte fertig vorbereitet aus und nimmt sie in Betrieb. Alle anderen (Zubehör-) Artikel sowie Verbrauchsmaterial können Sie direkt an Ihre Instituts-Lieferadresse senden lassen und auch selbst verbuchen.

• Sie erhalten für fast alle von Ihnen beschafften Geräte ab einem Warenwert von 150€ Inventar-Klebeetiketten direkt von der Anlagenbuchhaltung, II B 12, zugestellt. Bitte verwalten Sie Ihre Inventarunterlagen an Ihrem Arbeitsbereich/Institut.

Bestimmte Rechnermodelle werden bereits zentral inventarisiert - hier entfällt dieser Schritt für Sie und Ihnen wird kein FUB-Inventaraufkleber zugestellt!